Lavorare in modo agile: tool e strumenti per mantenere la produttività nello smart working

smart working

La situazione di grave emergenza sanitaria che stiamo vivendo e le misure restrittive adottate dal Governo per fronteggiare la pandemia e limitare i contagi hanno trasformato radicalmente il modo di vivere e di lavorare. Le aziende sono state costrette ad adottare, in tempi anche molto stretti, la modalità di lavoro smart working, un fenomeno che, prima dell’emergenza attuale, aveva coinvolto circa 570.000 lavoratori italiani, registrando una crescita annuale del 20%.

Con la pandemia, l’Italia ha messo in atto il più grande esperimento di lavoro a distanza mai tentato prima. In questo processo di riorganizzazione delle attività da parte delle aziende e di adattamento alla nuova condizione lavorativa, software e applicazioni per collaborare a distanza diventano essenziali. In questa sede vediamo quali sono alcuni degli strumenti per l’organizzazione, la condivisione e la comunicazione delle attività lavorative durante lo smart working.

Strumenti per l’organizzazione del lavoro

Quando si tratta di un’Azienda, la possibilità di mantenere una visione d’insieme è fondamentale, anche lavorando a distanza. Allo stesso tempo, tenersi aggiornati sui fatti che interessano il proprio settore è un aspetto che non si può trascurare anche se si lavora da casa. Ecco qualche esempio di app e strumenti online utili per mantenersi al passo.

Trello

Trello è un servizio online gratuito, fruibile anche sotto forma di applicazione per mobile e desktop, con il quale si possono organizzare i progetti professionali e gestirli mediante la realizzazione di una bacheca tematica che si può comodamente condividere con altri utenti/colleghi. Il servizio è sia gratuito, con la possibilità di creare bacheche, gruppi di membri, liste e checklist, allegando fino a 10MB di allegati con la possibilità di associare i file anche da Google drive, Drop Box, ecc, sia a pagamento (circa 20 dollari al mese), che, oltre alle funzioni appena descritte, integra anche opzioni avanzate per la gestione di grossi piani di lavoro, coordinamento di team di grandi dimensioni, con la possibilità di fornire assistenza personalizzata. La versione a pagamento è ideale per le Imprese.

Simul News

L’informazione non si ferma mai e, per certe realtà aziendali, è fondamentale poter accedere agevolmente alle news quotidiane anche da casa. Simul News è uno strumento digitale per la consultazione di più quotidiani, pensato anche per i professionisti che necessitano di una profonda e accurata interconnessione con l’informazione mondiale. Attraverso un’unica piattaforma con elevate performance di lettura, si può accedere all’informazione italiana ed estera in modo funzionale e rapido, facilitato da un software sfogliatore professionale dei quotidiani. Inoltre, l’edicola on line di Simul News è flessibile: non occorre abbonarsi a tutti i giornali, ma solamente a quelli di proprio interesse attraverso un abbonamento unico per leggere tutti i giornali e le riviste in pdf. La piattaforma consente, altresì, diverse funzioni come la ricerca interna per parole chiave, l’accesso alle fonti RSS (da palinsesto o private), la condivisione di articoli e il loro salvataggio nei preferiti, l’attivazione di alert, ecc. Uno strumento di stampa in digitale si rivela davvero utile per tutte quelle aziende che necessitano di accedere all’informazione sia italiana sia estera con cadenza giornaliera.

Strumenti per la condivisione del lavoro

Condivisione di obiettivi di business, di idee, ma non solo, negli ambienti lavorativi è necessario condividere file, documenti e tutto ciò di cui si ha bisogno per portare avanti le attività lavorative. Quali sono gli strumenti che consentono di avere sempre a disposizione i file che servono?

WeTransfer

WeTransfer offre un servizio gratuito di trasferimento dei file fino a 2GB. Il file inviato viene ospitato sui server dell’Azienda, senza occupare lo spazio di archiviazione della posta elettronica. Uno dei punti di forza di WeTransfer è la sua interfaccia minimal e intuitiva che consente di inviare un file in pochi secondi e senza errori. Basta collegarsi al sito WeTransfer, accedere alla versione free e visualizzare la schermata riservata all’invio di file. A questo punto basterà caricare il file da inviare sulla schermata principale e inserire l’indirizzo di posta elettronica del destinatario. Il file trasferito sarà disponibile per il download dal server per 7 giorni, il tempo a disposizione del destinatario per scaricarlo. Scaduto il tempo per il download, il file verrà cancellato.

Dropbox

Dropbox è uno dei più diffusi e popolari servizi di cloud storage, una sorta di hard disk digitale che permette di conservare file e cartelle su uno spazio online, con la possibilità di sincronizzarlo su più computer e dispositivi in modo automatico. È disponibile per tutti i principali sistemi operativi per computer, smartphone e tablet. La versione base con 2 GB di storage è completamente gratuita. Il servizio è fruibile in più formule e prezzi, a seconda delle esigenze e della quantità di storage offerta. C’è, ad esempio, il piano Basic, che può soddisfare le esigenze di un utente che ha bisogno di uno spazio minimo di archiviazione; il piano Pro per i professionisti e il piano Advance, più adatto alle Aziende grandi che necessitano di un ampio spazio di storage. A seconda delle esigenze, esiste un piano DropBox adatto.

Strumenti per la comunicazione

Lavorare significa anche comunicare. Il vero boom sta infatti interessando le app e i programmi per comunicare a livello professionale: call di lavoro, meeting sui progetti, riunioni con i dipendenti e tutte le attività che richiedono comunicazione e confronto necessitano di un supporto digitale. Vediamo quali sono gli strumenti migliori per la comunicazione a distanza.

Zoom

Zoom è una piattaforma per gestire le videoconferenze in più persone. Contrariamente a Skype, Zoom non richiede la creazione di una lista di contatti; per avviare una videochiamata, basta condividere il link dell’ambiente virtuale che ospita la call, permettendo così agli altri di accedere e prendere parte alla videoconferenza su desktop o mediante i dispositivi mobili. Anche in questo caso, si potrà scegliere tra diverse opzioni, tra i pacchetti base free e quelli Pro o Business a pagamento.

Slack

Slack è una piattaforma di messaggistica pensata per team, con la possibilità di creare diversi canali di comunicazione in un unico servizio. Si può pensare a Slack come a un unico contenitore di informazioni accessibili al team aziendale, che consente di avere tutto ciò che serve in un unico ambiente digitale. Utilizzare Slack è semplice, basta accedere al sito, creare la propria squadra di lavoro e invitare i propri colleghi via e-mail. Le piattaforme disponibili sono IOS, Android e Windows Phone per il mobile, Windows, macOS e Linux per desktop. Se non si vuole installare alcun programma o app, è possibile utilizzare la versione web di Slack.

La solidarietà digitale

In questa situazione di emergenza, poter disporre dei giusti strumenti di lavoro non solo è essenziale, ma dovrebbe anche essere garantito a tutti. A tale riguardo, c’è una grande e utile iniziativa ministeriale detta “Solidarietà Digitale” che ha l’obiettivo di mettere, gratuitamente, a disposizione degli italiani, strumenti di connettività, ma anche di svago e didattici, che permettono di portare avanti le attività lavorative al meglio. Va detto che sono tantissime le aziende e le associazioni che stanno aderendo all’iniziativa. Per accedere ai servizi di solidarietà digitale basta collegarsi al sito Solidarietadigitale.agid.gov.it, consultare l’elenco dei servizi e seguire le indicazioni fornite.