Un concorso poco chiaro? Una graduatoria che non convince? Può capitare di non riuscire a mandare giù la decisione presa da un’istituzione o da un ente, come ad esempio il risultato di un procedimento a scuola o una decisione del Comune. Che fare allora?
La legge offre al cittadino il diritto di accesso agli atti, ma in tanti si fermano davanti ad un percorso che sembra molto difficile e, per incapacità o perché non possono avvalersi di un professionista, ci rinunciano.
Ne parliamo con la dottoressa Amalia Padricelli dello Studio legale Rossi.
Che cosa è l’accesso agli atti? Ma soprattutto, è così complicato farlo?
L’accesso 
agli atti è il primo passaggio che ogni cittadino può fare per visionare tutti i documenti inerenti la vicenda in questione. E’ lo scoglio davanti al quale in tanti si fermano perché appare più complesso di quello che è in realtà. Non occorre infatti una particolare conoscenza degli uffici, ma serve sapere la normativa di riferimento con la quale far valere i propri diritti.
La legge 241/1990 (e successive modifiche ed integrazioni) lo definisce come l’opportunità ai privati di accedere, prendere visione ed estrarre copia degli atti amministrativi, un diritto garantito dall
a Costituzione quando enuncia la l’imparzialità ed il buon andamento degli uffici pubblici (97) e quando stabilisce il diritto di informazione (21). Si tratta di un diritto di controllo sull’attività amministrativa, che per il principio di trasparenza deve svolgere la sua attività in modo imparziale e regolare.
Che cosa si intende per “documento amministrativo”?
Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica o qualsiasi atto posseduto dall’amministrazione riguardante attività di pubblico interesse (art. 22 della L. 241/1990 e succ. modifiche ed integrazioni).
Come si fa l’accesso agli atti?
Ci sono due modi. Il primo è l’accesso informale: la domanda può essere trasmessa, anche verbalmente, all’ufficio dell’amministrazione competente a visionare e rilasciare l’atto richiesto. A tal fine le amministrazioni hanno istituito un apposito ufficio, l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP), proprio per agevolare i rapporti con i cittadini. 
L’amministrazione che riceve l’istanza ha il compito di esaminarla immediatamente, ma proprio per l’assenza di formalità non garantisce, per il futuro, di dimostrare quanto ha esaminato e valutato, per questo l’accesso informale viene in genere sconsigliato. Il secondo è l’ accesso formale: la richiesta da parte dell’interessato viene inoltrata o attraverso un apposito modulo prestampato dell’amministrazione o attraverso una personale istanza che viene depositata presso l’Ufficio Protocollo dell’Amministrazione. I soggetti tenuti ad accogliere domande di accesso agli atti sono i seguenti: le amministrazioni dello Stato, le aziende autonome, gli enti pubblici, i concessionari di servizi pubblici.
Si può sempre fare l’accesso agli atti?
Non è possibile farlo sempre: esistono una serie di limitazioni riguardanti sia i documenti coperti dalla riservatezza dello Stato, per esigenze di pubblica difesa, sia gli atti privati contenenti dati sensibili, per la tutela della privacy. Quindi la prima cosa che tocca all’amministrazione è individuare se gli atti oggetto della richiesta siano o no sottoposti a tutela, un passaggio che spesso richiede molto tempo.
Quali costi deve sostenere un cittadino?
Solo i costi effettivamente sostenuti per la produzione e il rilascio degli atti.
Ci sono dei tempi precisi indicati dalla legge?
L’amministrazione è tenuta a dare riscontro entro 30 giorni, altrimenti il suo silenzio viene considerato come assenso, con il conseguente avvio in automatico al diritto di accesso. In caso di rifiuto l’amministrazione deve emettere un provvedimento espresso e motivato per dare al cittadino la possibilità di fare ricorso o al difensore civico competente o al responsabile anti-corruzione se si tratta di un pregiudizio alla tutela di un interesse pubblico o privato.
